Wakacje rozliczcie w trzech krokach: zsumujcie rzeczywiste wspólne koszty, obliczcie udział każdej osoby i porównajcie go z tym, ile już zapłaciła. Wcześniejsze przelewy między Wami uwzględnijcie dopiero przy wyrównaniu. Zaliczka na nocleg jest częścią jego ceny, więc nie dodawajcie jej ponownie do pełnego kosztu rezerwacji.
Ustalcie zakres wspólnych wydatków przed wyjazdem
Zapiszcie, czy wspólne są dojazd, nocleg, wyżywienie, bilety i lokalny transport. Osobne zakupy mogą obejmować pamiątki lub atrakcję, w której uczestniczy tylko jedna osoba. Jeżeli chcecie wspólnie sfinansować taki wyjątek, uzgodnijcie to wcześniej. Sama płatność jedną kartą nie decyduje, czy koszt należy dzielić.
Wybierzcie również sposób podziału. Może to być połowa kosztów, proporcja dochodów albo udział ustalony specjalnie dla wyjazdu. Jeżeli jedna osoba proponuje droższy nocleg, druga powinna wiedzieć, jak wpłynie to na jej kwotę. Zgoda na urlop nie musi oznaczać zgody na każdą późniejszą zmianę standardu.
Przykład: ile każda osoba powinna pokryć?
W naszym przykładzie wspólne koszty wynoszą 6000 zł. Osoba 1 opłaciła nocleg za 3000 zł i transport za 1200 zł, czyli razem 4200 zł. Osoba 2 zapłaciła 1200 zł za jedzenie i 600 zł za atrakcje, łącznie 1800 zł. Uzgodniony podział to 40% dla pierwszej osoby i 60% dla drugiej.
| Pozycja | Osoba 1 | Osoba 2 |
|---|---|---|
| Zapłacone dostawcom | 4200 zł | 1800 zł |
| Udział w kosztach 6000 zł | 2400 zł | 3600 zł |
| Różnica do wyrównania | Otrzymuje 1800 zł | Przekazuje 1800 zł |
Druga osoba przekazuje pierwszej 1800 zł. Po tym przelewie pierwsza ponosi koszt 2400 zł, a druga 3600 zł. Przy podziale po połowie przelew wyniósłby 1200 zł. Obie wersje dają się poprawnie policzyć, ale odpowiedni wariant wynika z Waszego wcześniejszego ustalenia.
Co zrobić z przelewem wysłanym przed podróżą?
Załóżmy, że przed wyjazdem osoba 2 przekazała osobie 1 już 500 zł na poczet wspólnych kosztów. Pozostałe wyrównanie przy podziale 40/60 wynosi wtedy 1300 zł. Wcześniejsze 500 zł nie zwiększa kosztu podróży do 6500 zł. To przesunięcie pieniędzy między Wami, a nie dodatkowy zakup.
Podobnie traktujcie zaliczkę zapłaconą dostawcy. Jeśli nocleg kosztował 3000 zł i obejmował zaliczkę 900 zł oraz dopłatę 2100 zł, suma wynosi nadal 3000 zł. Możecie wpisać dwie płatności albo jedną pozycję końcową, ale nie obie wersje jednocześnie. Zachowajcie informację, kto faktycznie pokrył każdą część.
Jak uwzględnić zwrot po anulowaniu atrakcji?
Jeżeli organizator zwróci osobie 2 kwotę 200 zł z opłaconych atrakcji, wspólny koszt spada do 5800 zł. Udziały 40/60 wynoszą 2320 zł i 3480 zł. Pierwsza osoba nadal wyłożyła 4200 zł, a druga po zwrocie 1600 zł. Do wyrównania jest 1880 zł, a po uwzględnieniu wcześniejszego przelewu 500 zł — 1380 zł.
Większy przelew po zwrocie nie oznacza wyższego kosztu wyjazdu. Pieniądze ze zwrotu otrzymała osoba 2, dlatego musi przekazać partnerowi przypadającą mu część obniżenia kosztu. Zawsze przypisujcie zwrot do osoby, która go otrzymała. Zapowiedź zwrotu oznaczcie jako oczekującą, dopóki środki rzeczywiście nie wrócą.
Jak rozliczać wydatki w euro lub innej walucie?
Wybierzcie jedną walutę końcowego zestawienia. Przy płatności kartą możecie przepisać ostateczne obciążenie w złotych z historii transakcji, zachowując obok kwotę w walucie. Kwota oczekująca przed rozliczeniem transakcji może jeszcze wymagać sprawdzenia. Uzgodnijcie też, czy bezpośrednio związana opłata za przewalutowanie jest wspólnym kosztem.
Przy gotówce zapiszcie, ile waluty kupiliście, ile to kosztowało i ile zostało po powrocie. Wypłata pieniędzy z bankomatu nie jest kolejnym kosztem restauracji, jeśli rachunek zapisaliście już osobno. Podobnie nie liczcie całej wymienionej kwoty jako wydanej, gdy część gotówki nadal macie.
Jak zamknąć rozliczenie po powrocie?
- Uzupełnijcie brakujące płatności i oddzielcie koszty prywatne.
- Sprawdźcie zaliczki, dopłaty, zwroty i pozostałą gotówkę.
- Policzcie udziały od tej samej końcowej sumy.
- Odejmijcie wcześniejsze przelewy wyrównujące i ustalcie termin ostatniego przelewu.
W kalkulatorze podziału wydatków możecie porównać udziały w końcowej sumie. Listę faktycznych płatności i zaliczek trzymajcie obok, bo sam udział procentowy nie mówi jeszcze, kto komu ma przelać pieniądze. Przy nieotrzymanym zwrocie zapiszcie, że po jego wpływie wykonacie ostatnią korektę.